Votre départ en vacances approche ? Comment vous y préparer ? Comment maintenir le lien avec vos publics ?
Nous vous proposons une To-Do List et quelques idées différenciantes pour profiter sereinement de vos moments de déconnexion.
Partir l’esprit tranquille : préparer et informer
Finalisez vos dossiers et projets urgents et sensibles. Vous vous libérerez l’esprit, et ferez preuve d’une conscience professionnelle appréciée par vos collègues, vos managers, et vos clients. Votre retour de vacances sera plus agréable, avec une reprise en douceur.
Pensez à informer vos collègues en préparant les indications nécessaires à la gestion de vos projets en cours. Une courte réunion de brief peut-être efficace, d’autant plus si elle est suivie d’un mail de synthèse.
Prenez le temps d’informer vos principaux clients de votre absence, au moins une semaine avant votre départ. À l’occasion d’un échange téléphonique par exemple.
Rangez votre bureau (celui de votre ordinateur aussi !), et classez vos dossiers papiers et électroniques afin qu’ils soient faciles à retrouver par vos collègues qui prendront le relai.
Inscrivez vos congés dans l’agenda partagé avec votre équipe. Veillez à bien préciser que cette plage soit considérée comme « Indisponible » ou « occupée ». Cette option des systèmes d’agendas modernes permettra à vos collègues d’éviter de vous convier à un rendez-vous sur la plage.
Préparez le message d’absence de votre boite mail. Et programmez sa date d’activation si votre système de mail prévoit cette fonctionnalité. Conseil : au lieu des traditionnels « je serai absent du xx-xx-2020 au … inclus » préférez des formules claires : je suis actuellement en vacances. Vous pourrez me joindre à partir du … Pensez à bien indiquer une personne de contact en cas d’urgence (email et téléphone).
Inscrivez dans votre agenda un rappel pour le jour de votre retour afin de penser à désactiver votre message.
Redirigez les appels sur votre ligne directe vers la ligne de l’un de vos collègues, et mettez à jour le message d’accueil de votre répondeur, et de votre smartphone.
To-Do list digitale
En cas de fermeture estivale (ou exceptionnelle) de votre entreprise, mettez à jour cette information sur les annuaires : Google My Business / Pages jaunes / etc. Cette action est d’autant plus importante si vous gérez un commerce.
Mentionnez également cette fermeture dans la page Contact de votre site internet.
Vous utilisez une signature de mail personnalisée ? Modifiez-la pour annoncer vos congés quelques jours avant votre départ.
Programmez vos communications sur les réseaux sociaux
La grande majorité des réseaux sociaux proposent de programmer des dates et heures de publication : twitter, facebook, … pour Linkedin il existe des solutions gratuites adaptées à cet usage.
Vous pourrez ainsi maintenir un lien avec vos publics.
Veillez cependant à adopter un rythme moins intense qu’à l’accoutumée : il ne s’agit pas de feindre un maintien d’activité mais d’entretenir une dynamique de communication. Pensez à préparer des posts qui ne nécessitent pas de réaction immédiate de votre part.
Préparez les communications qui annoncent la ré-ouverture de vos activités quelques jours avant celle-ci.
Newsletter ?
Vous pouvez également programmer l’envoi de vos newsletters pendant cette période. Et profiter des envois précédents pour annoncer les vacances de votre organisation.
Certaines sociétés réalisent une newsletter dédiée à la période de vacances. Un bon moyen pour souhaiter d’agréables congés à leurs clients, prospects et partenaires.
1, 2 3 déconnectez !
Ces bonnes pratiques vous seront bénéfiques !
Il nous reste à vous souhaiter une déconnexion réussie, et profitable.
