Mission de consulting pour le Rectorat d’Auvergne

Contexte

Le fonds social Européen finance un projet d’appel d’offres pour la réalisation du “Portail pour la Formation Professionnelle en Auvergne”. Ce projet ambitieux doit être coordonné avec le projet de suivi des périodes en entreprise et des passerelles professionnelles.

Ce projet reflète une ambition importante et une approche innovante.

Sa complexité porte sur

  • le plan fonctionnel : par le nombre d’acteurs impliqués, la nécessité de maîtriser des flux et des processus, la confidentialité des données gérées, et son nécessaire couplage avec les Environnements Numériques de Travail (ENT) impactés,
  • le plan organisationnel : au regard des différentes organisations des équipes projets, de l’instrumentation du pilotage, et du processus de décision,
  • le plan technique : il nécessite une forte interopérabilité des systèmes, des niveaux de disponibilité, de l’architecture technique, du stockage, et de la traçabilité des données,
  • le plan du choix des référentiels est particulièrement structurant : le référentiel des compétences et des aptitudes, celui des capacités et des savoirs,

Les défis à relever nécessitent d’adopter une démarche pragmatique et exhaustive basée sur des méthodologies éprouvées et partagées.

La phase de spécifications détaillées est susceptible de remettre en cause certains fondamentaux de la demande initiale.

Enjeu

Favoriser les interactions entre les différents acteurs des services professionnels au service de l’apprenant.

Les changements d’orientation professionnelle étant de plus en plus fréquents pour chacun d’entre nous, on mesure aisément l’importance de l’enjeu d’un tel projet : la formation continue est au coeur des problématiques d’employabilité.

 

Partis pris

La nature complexe du projet nous a conduits à préconiser :

  • de constituer une équipe projet réduite, opérationnelle et mobilisée,
  • de structurer l’instance de pilotage et de décision,
  • de s’appuyer sur au moins 1 expert métier disposant d’une vision globale des besoins, d’une sensibilité à la conduite de projet d’informatisation, d’une importante crédibilité aux yeux des équipes projet et de l’instance de pilotage,
  • de disposer de contacts techniques référents sur les applications et infrastructures existantes : ENT, site ecole-entreprise.ac-clermont.fr,
  • d’utiliser les méthodologies UML pour la modélisation.

Le planning prévisionnel de mise en œuvre du premier lot à brève échéance a fait l’objet de nos recommandations suivantes :

  • lancer la phase de spécifications au plus tôt,
  • s’assurer d’une disponibilité importante des membres des équipes projets,
  • imposer une réactivité dans la prise de décision.

Tout projet public devant impérativement respecter les normes d’e-accessibilité, nous avons sensibilisé les acteurs à cette obligation, et présenté les référentiels associés WCAG (Web Content Accessibility Guidelines).

Missions

  • Animation de groupes de travail de 6 à 8 personnes provenant de structures différentes,
  • Animation du comité de pilotage,
  • Capture des besoins auprès de 6 groupes de travail : référentiel, livret, communication, portail…
  • Production des Spécifications fonctionnelles,
  • Modélisation détaillée des flux de données,
  • Définition des procédures de reprise sur erreur et traitement des exceptions,
  • Identification et gestion des risques,
  • Formalisation des contraintes d’environnement d’exploitation,
  • Identification des priorités en vue du lotissement.

Résultats

  • Une mission conseil de 70 jours, menée en 5 mois en réussissant à fédérer les différents acteurs,
  • Notre recette : placer le besoin de l’apprenant au coeur de toutes les discussions pour recentrer les avis, parfois divergents, des acteurs grâce à cette approche “consumer-first”.

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